Sochaczew, 25 sierpnia 2026 r.
Wartość szacunkowa zamówienia poniżej kwot określonych w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy- Pzp (zwolnienie przedmiotowe do 170 000 złotych netto).
Postępowanie prowadzone jest w oparciu o Regulamin Udzielania zamówień publicznych oraz Zarządzenie Nr 9/2024 Dyrektora Zakładu Komunikacji Miejskiej w Sochaczewie z dnia 3 czerwca 2024 r.
Zamawiający:
Zakład Komunikacji Miejskiej, al 600-lecia 90, 96-500 Sochaczew zaprasza do składania ofert w trybie przetargu ofertowego na system informatyczny służący do kontroli opłat parkingowych w Strefie Płatnego Parkowania w mieście Sochaczew w miejscach terytorialnie wskazanych w uchwale nr XIII/101/25 Rady Miejskiej w Sochaczewie z dnia 20 października 2021r w sprawie ustalenia strefy płatnego parkowania na terenie miasta Sochaczewa oraz wysokości opłat za parkowanie i sposobu ich pobierania.
Rozdział I. Opis przedmiotu zamówienia:
System informatyczny służący do prowadzenia kontroli opłat parkingowych w Strefie Płatnego Parkowania zwanej dalej SPP
I. Opis systemu
1. System musi obejmować co najmniej następujące, wzajemnie zintegrowane elementy:
• aplikację kontrolerską,
• moduł zarządzania kontrolą,
• moduł obsługi nałożonych opłat dodatkowych (Biuro Obsługi),
• moduł sprzedaży i zautomatyzowanej obsługi abonamentów,
• moduł reklamacji,
• moduł egzekucji administracyjnej,
• moduł egzekucji cywilnoprawnej,
• moduł raportowy,
• moduł zarządzania użytkownikami i uprawnieniami.
2. System może stanowić zestaw zintegrowanych ze sobą modułów lub jeden program zapewniający, po jednokrotnym zalogowaniu, dostęp do wszystkich modułów zgodnie z nadanymi uprawnieniami użytkownika.
3. Wszystkie moduły systemu muszą wymieniać dane w sposób automatyczny i spójny, bez konieczności ręcznego powielania danych pomiędzy modułami.
4. System musi zachowywać i prezentować informację o źródle pochodzenia każdej sprawy (np. kontrola piesza, import danych, ręczne wprowadzenie przez pracownika Zamawiającego).
5. System musi zapewniać pełną rozliczalność czynności wykonywanych w systemie, w tym jednoznaczne rozróżnienie czynności wykonanych przez pracowników Wykonawcy oraz przez pracowników Zamawiającego.
6. System musi być dostępny w technologii WEB, bez konieczności instalowania dodatkowych programów pośredniczących po stronie stanowisk Zamawiającego, oraz musi działać poprawnie w aktualnych wersjach przeglądarek internetowych Chrome, Firefox, Edge oraz Safari.
II. Opis aplikacji kontrolerskiej
1. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić aplikację kontrolerską umożliwiającą prowadzenie kontroli wnoszenia opłat parkingowych w SPP, z poziomu jednego, spójnego interfejsu użytkownika.
2. Aplikacja kontrolerska musi umożliwiać:
• rejestrowanie przypadków nieopłacenia lub przekroczenia opłaconego czasu postoju,
• automatyczne rozpoznawanie numerów rejestracyjnych pojazdów na podstawie optycznego odczytu tablicy rejestracyjnej (OCR/LPR), z możliwością ręcznej korekty odczytu,
• prowadzenie kontroli w trybie zautomatyzowanej kontroli pieszej, z wykorzystaniem urządzenia mobilnego wyposażonego w aparat fotograficzny z modułem automatycznego odczytu tablic rejestracyjnych, w czasie rzeczywistym, w trakcie przemieszczania się kontrolera,
• bieżącą weryfikację statusu wniesienia opłaty za postój (z parkometru, płatności mobilnej, abonamentu lub identyfikatora) bezpośrednio podczas kontroli,
• automatyczne oznaczanie i kierowanie na listę zadań pojazdów, dla których stwierdzono brak opłaty lub przekroczenie opłaconego czasu,
• wybór marki pojazdu ze zdefiniowanego słownika,
• automatyczne nadawanie numeru ewidencyjnego nakładanej opłacie dodatkowej,
• wybór przyczyny nałożenia opłaty dodatkowej ze zdefiniowanego słownika, dla SPP
• rejestrację identyfikatora kontrolera wystawiającego zawiadomienie,
• rejestrację daty, godziny i minuty wystawienia zawiadomienia,
• rejestrację ulicy lub miejsca prowadzenia kontroli,
• rejestrację uwag dotyczących powodu nałożenia opłaty oraz uwag pokontrolnych.
3. Aplikacja musi automatycznie blokować możliwość nałożenia opłaty dodatkowej w przypadku stwierdzenia ważnej opłaty za postój, ważnego abonamentu lub innego zwolnienia z opłaty przypisanego do danego numeru rejestracyjnego.
4. Aplikacja musi umożliwiać wykonanie dokumentacji fotograficznej potwierdzającej datę, godzinę i miejsce kontroli. Każde zdjęcie musi zawierać datę i godzinę wykonania, numer rejestracyjny pojazdu oraz pozycję GPS kontrolera. System musi umożliwiać administratorowi konfigurację wymaganej liczby zdjęć (minimalnej i maksymalnej) dla procedury nałożenia opłaty, a aplikacja musi wymuszać zgodność z ustawionymi parametrami.
5. Aplikacja musi zapewniać geolokalizację czynności kontrolnych oraz prezentację lokalizacji i historii przemieszczania się kontrolerów na mapie, w czasie rzeczywistym.
6. Aplikacja musi umożliwiać pracę kontrolera w trybie offline oraz informować kontrolera o przejściu urządzenia w tryb offline lub o utracie połączenia z serwerem weryfikującym płatności.
7. Dane dotyczące wystawianej opłaty muszą zostać zapisane na serwerze przed wydrukowaniem dokumentu z urządzenia mobilnego, w celu zapewnienia jednolitej numeracji dokumentów, zapobiegania błędom transmisji oraz ograniczenia przechowywania danych osobowych na urządzeniu kontrolera. Aplikacja nie może tworzyć trwałych kopii dokumentów na urządzeniu mobilnym.
8. Aplikacja musi umożliwiać wydruk zawiadomienia o nałożeniu opłaty dodatkowej, w tym wydruk duplikatu, oraz tworzenie raportu zmiany kontrolera z listą wystawionych zawiadomień.
9. Aplikacja musi zapewniać przetwarzanie obrazu i rozpoznawanie numeru rejestracyjnego bezpośrednio na urządzeniu mobilnym, bez przesyłania obrazów do przetwarzania w chmurze, w celu ograniczenia ryzyka naruszenia danych osobowych.
10. Aplikacja musi zapewniać zabezpieczenie zarejestrowanych danych przed nieuprawnioną edycją lub usunięciem oraz przekazywać dane o nałożonych opłatach dodatkowych i dokumentację fotograficzną do systemu informatycznego online, bezpośrednio po ich zarejestrowaniu.
11. Prowadzenie kontroli możliwe jest wyłącznie przez uprawnione osoby, po zalogowaniu się do aplikacji z wykorzystaniem indywidualnych danych uwierzytelniających. Łączność aplikacji z systemem musi odbywać się za pomocą szyfrowanego połączenia (TLS).
12. Wykonawca zaadaptuje wykorzystywane obecnie przez Zamawiającego drukarki Seiko MP-B30 i MP-B30L oraz telefony komórkowe Redmi Note 10 5G. W przypadku braku możliwości adaptacji, Wykonawca dostarczy na własny koszt urządzenia mobilne i drukarki, które będą spełniać parametry techniczne właściwe dla bieżących standardów urządzeń przenośnych wykorzystywanych do kontroli parkingowej, w tym odporność na warunki terenowe, odpowiednią klasę szczelności oraz czas pracy baterii zapewniający ciągłość kontroli w trakcie zmiany roboczej.
III. Opis modułu zarządzania kontrolą
1. Moduł zarządzania kontrolą musi umożliwiać Zamawiającemu:
• zarządzanie listą kontrolerów oraz przydzielonymi im uprawnieniami,
• zdalne zarządzanie parametrami konfiguracyjnymi aplikacji kontrolerskiej,
• prezentację na mapie aktualnej oraz historycznej lokalizacji kontrolerów,
• generowanie zestawień dotyczących pracy kontrolerów, w tym liczby przeprowadzonych kontroli i wystawionych zawiadomień, kontroli które nie zakończyły się wystawieniem zawiadomienia
• nadawanie, edycję oraz cofanie uprawnień dostępowych kontrolerów do aplikacji mobilnej,
2. System musi ewidencjonować rejestr kontrolerów Wykonawcy zatrudnionych do prowadzenia kontroli SPP, z uwzględnieniem imienia, nazwiska, numeru służbowego kontrolera, dat skrajnych przyznanych uprawnień do kontroli oraz przydzielonych loginów. Rejestr ten może być ewidencjonowany i edytowany wyłącznie przez Zamawiającego.
3. W przypadku upływu terminu, na który kontroler posiada przyznane uprawnienia do kontroli, system musi automatycznie zablokować możliwość zalogowania się tego kontrolera do aplikacji mobilnej, najpóźniej od następnego dnia.
4. System musi umożliwiać monitorowanie aktywności i lokalizacji kontrolera w interwale definiowanym przez Zamawiającego, w przedziale od 1 do 20 minut, oraz zapewniać Zamawiającemu możliwość awaryjnego, natychmiastowego i zdalnego odłączenia wybranego urządzenia kontrolerskiego od systemu.
IV. Opis modułu obsługi nałażonych opłat dodatkowych (Biuro obsługi)
1. Moduł musi umożliwiać Zamawiającemu:
• wyświetlanie listy spraw dotyczących nałożonych opłat dodatkowych, z możliwością sortowania i filtrowania według wszystkich danych zarejestrowanych w systemie,
• podgląd szczegółów opłaty dodatkowej wraz z przypisaną dokumentacją fotograficzną oraz lokalizacją kontroli na mapie,
• dodawanie do poszczególnych spraw notatek oraz załączników elektronicznych,
• wizualizację etapu sprawy oraz informacji o wniesionej płatności, złożonej reklamacji, umorzeniu lub anulowaniu sprawy,
• ręczne wprowadzanie wniesionych opłat z rozbiciem na poszczególne składniki należności,
• import danych z wyciągu bankowego z automatycznym przyporządkowaniem wpłat do spraw na podstawie indywidualnych numerów rachunków bankowych,
• prawidłową obsługę wpłat częściowych oraz nadpłat,
• prowadzenie rozliczeń kasowych w postaci tworzenia i rozliczania raportów kasowych, odrębnie dla transakcji gotówkowych i bezgotówkowych,
• rejestrację wpłat dokonywanych kartą płatniczą,
• rejestrację wpłat dokonanych w parkomatach,
• prezentację stanu rozliczenia każdej sprawy, z uwzględnieniem wpłat częściowych i nadpłat,
• wydruk lub eksport zestawień co najmniej do formatów: DOCX, CSV, XLSX oraz PDF, dla dowolnie wybranego okresu,
• zakończenie sprawy z możliwością wyboru sposobu jej zakończenia.
2. System musi dwukrotnie, w ciągu przeciągu 48h od chwili przeprowadzenia kontroli, dokonywać automatycznej weryfikacji bazy danych w poszukiwaniu ważnych w chwili kontroli abonamentów parkingowych oraz opłat wniesionych za pośrednictwem parkomatów lub płatności mobilnych, dotyczących danego numeru rejestracyjnego. W przypadku pozytywnego wyniku weryfikacji system musi automatycznie anulować zawiadomienie wraz z odpowiednią adnotacją.
3. System musi automatycznie, nie rzadziej niż raz na dobę, weryfikować rejestr zawiadomień w poszukiwaniu zdublowanych opłat dodatkowych dotyczących tego samego pojazdu w tej samej lokalizacji wystawionych tego samego dnia oraz automatycznie anulować zdublowane zawiadomienia wraz z odpowiednią adnotacją.
4. System musi umożliwiać pobieranie danych z systemu CEPiK w zakresie danych osobowych właściciela i współwłaścicieli pojazdu objętego opłatą dodatkową, z zachowaniem następującego podziału obowiązków:
• Wykonawca przygotowuje paczkę zapytań masowych obejmującą sprawy wymagalne, w formacie umożliwiającym przesłanie do CEPiK,
• formalne wystąpienie o dane do CEPiK wykonuje Zamawiający lub upoważniony pracownik Zamawiającego,
• Zamawiający musi mieć możliwość edycji danych zaimportowanych z CEPiK.
5. System musi posiadać wewnętrzną, aktualizowaną na bieżąco przez Wykonawcę bazę organów egzekucyjnych oraz kodów pocztowych obowiązujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, oraz automatycznie przypisywać właściwy organ egzekucyjny na podstawie danych adresowych zobowiązanego.
6. System musi umożliwiać generowanie i wydruk pism związanych z opłatą dodatkową, z automatycznym uzupełnieniem danych przypisanych do danej sprawy (m.in. danych zobowiązanego, numeru rejestracyjnego, daty i miejsca kontroli, kwot należności), w oparciu o szablony zatwierdzone przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieodpłatnej zmiany treści szablonów oraz dodawania nowych szablonów, a Wykonawca zobowiązany jest wprowadzić wskazane zmiany w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania informacji od Zamawiającego.
7. System musi umożliwiać szybkie wyszukiwanie spraw po numerze zawiadomienia (także po fragmencie numeru), numerze rejestracyjnym (także po fragmencie), dacie kontroli oraz kontrolerze wystawiającym zawiadomienie.
8. System musi umożliwić filtrowanie opłat po ich aktualnym statusie płatności
9. System musi umożliwić personalizację widoku listy opłat dodatkowych i określenia zakresu informacji wyświetlanych na liście w zależności od potrzeb i poziomu uprawnień użytkowników systemu
V. Opis modułu sprzedaży i obsługi abonamentów
1. System musi umożliwiać Zamawiającemu prowadzenie sprzedaży abonamentów parkingowych dla mieszkańców typu „M” oraz na okaziciela typu „O” zgodnie z obowiązującym regulaminem SPP, w tym rozliczanie transakcji gotówkowych i bezgotówkowych dokonywanych w siedzibie Biura Obsługi, oraz wystawianie potwierdzeń wpłaty (KP dla wpłat gotówkowych, DW dla wpłat dokonywanych kartą).
2. System musi rejestrować dla każdego wydanego abonamentu co najmniej: serię i numer abonamentu, rodzaj abonamentu, numer rejestracyjny (z możliwością wydania abonamentu bez wskazania numeru rejestracyjnego, jeżeli przewiduje to rodzaj abonamentu), strefę lub obszar obowiązywania, dane identyfikacyjne nabywcy, pełne daty skrajne obowiązywania, dane pracownika wydającego abonament, datę i godzinę wydania oraz kwotę abonamentu.
3. System musi umożliwiać prowadzenie sprzedaży abonamentów za pośrednictwem dedykowanej strony internetowej (zwanej dalej e-Sklepem), za pośrednictwem której kierowcy mogą samodzielnie składać wnioski o wydanie abonamentu.
4. Wykonawca zobowiązany jest do zaprojektowania, uruchomienia, utrzymania i bieżącego serwisowania e-Sklepu na własny koszt, w tym do poniesienia kosztów domeny, hostingu - aby usługa była wiarygodna Zamawiający powinien zapewnić podstronę i dedykowany adres mailowy we własnym zakresie oraz obsługi płatności elektronicznych. Szata graficzna e-Sklepu wymaga zatwierdzenia przez Zamawiającego.
5. Dostęp do e-Sklepu musi być otwarty dla wszystkich użytkowników, e-sklep musi umożliwiać zakup wniosków zarówno dla abonamentów nie podlegających weryfikacji i przyjmować szybką płatność wraz z wypełnionym wnioskiem, jak wnioski do akceptacji
6. Procedura składania wniosku o abonament za pośrednictwem e-Sklepu musi obejmować co najmniej:
• wybór rodzaju abonamentu z listy dostępnych abonamentów,
• wypełnienie wniosku elektronicznego zawierającego dane wymagane dla danego rodzaju abonamentu, w tym numer rejestracyjny pojazdu, dane wnioskodawcy oraz wybrane przez wnioskodawcę, datę rozpoczęcia abonamentu – system sam musi narzucić prawidłową datę zakończenia abonamentu
• System musi narzucić maksymalną datę początkową abonamentu aby zapobiec zakupowi abonamentu na zbyt odległą przyszłość
• dołączenie dokumentów wymaganych przepisami prawa miejscowego w formie elektronicznej (np. skan, zdjęcie, plik PDF),
• nadanie wnioskowi numeru ewidencyjnego oraz poinformowanie wnioskodawcy o przyjęciu wniosku do weryfikacji.
7. System musi umożliwiać pracownikowi Zamawiającego weryfikację złożonego wniosku oraz jego zatwierdzenie, prośbę o uzupełnienie danych wraz z odnośnikiem do uzupełnienia lub w ostateczności odrzucenie. W przypadku prośby o uzupełnienie danych, system musi umożliwić wpisanie zakresu wymaganych dodatkowych informacji, odrzucenia wniosku system musi wymusić wskazanie rodzaju stwierdzonej nieprawidłowości oraz automatycznie przekazać tę informację wnioskodawcy. W przypadku braku reakcji wnioskodawcy w terminie 7 dni od przesłania informacji o negatywnej weryfikacji, system musi automatycznie anulować wniosek.
8. Po pozytywnej weryfikacji wniosku system musi udostępnić wnioskodawcy możliwość dokonania płatności, w tym za pośrednictwem systemu szybkich płatności elektronicznych zaakceptowanego przez Zamawiającego. Po zarejestrowaniu płatności system musi automatycznie aktywować abonament we wskazanym przedziale czasowym oraz wygenerować i przesłać wnioskodawcy potwierdzenie wystawienia abonamentu w formacie PDF.
9. System musi automatycznie, na tydzień przed wygaśnięciem abonamentu, przesyłać wnioskodawcy informację o zbliżającym się terminie wygaśnięcia.
10. System musi umożliwiać samodzielne definiowanie przez Zamawiającego parametrów abonamentów (rodzajów, stref, ulic, dni tygodnia i godzin ważności), a także anulowanie, przedłużanie, wydanie duplikatu oraz wymianę abonamentu.
11. e-Sklep musi spełniać wymogi dostępności WCAG 2.1, działać poprawnie w aktualnych wersjach przeglądarek internetowych oraz zapewniać szyfrowane połączenie (HTTPS).
12. System musi automatycznie przesunąć daty rozpoczęcia i zakończenia trwałości abonamentu jeśli płatność nastąpiła później niż w planowanym pierwotnie przez składającego wniosek dniu rozpoczęcia abonamentu.
VI. Opis modułu reklamacji
1. System musi umożliwiać prowadzenie, za pośrednictwem dedykowanego portalu internetowego, elektronicznej obsługi wniosków, wyjaśnień i reklamacji składanych w sprawie nałożonych opłat dodatkowych.
2. Portal reklamacyjny musi umożliwiać:
• złożenie wniosku o wyjaśnienie opłaty dodatkowej poprzez wypełnienie formularza ze wskazaniem numeru sprawy,
• załączenie wymaganych dokumentów w postaci elektronicznej,
• nadanie zgłoszeniu unikalnego numeru referencyjnego,
• zmianę statusu zgłoszenia (np. „w trakcie weryfikacji”, „zaakceptowane”, „prośba o uzupełnienie” „odrzucone”) oraz automatyczne powiadamianie użytkownika o zmianie statusu,
• przypomnienia o brakujących dokumentach oraz informowanie o zakończeniu rozpatrywania sprawy,
• podgląd historii złożonych zgłoszeń przez użytkownika.
3. Zamawiający przyjmuje, weryfikuje i rozpatruje reklamacje, w tym podejmuje decyzje o ich uwzględnieniu lub odrzuceniu. System musi umożliwiać pracownikom Zamawiającego przygotowanie oraz wydruk odpowiedzi reklamacyjnej.
4. Portal musi być dostępny online, dostosowany do urządzeń mobilnych oraz zabezpieczony szyfrowaną transmisją danych.
VII. Opis modułu egzekucji administracyjnej
1. System musi umożliwiać Zamawiającemu prowadzenie windykacji opłat dodatkowych w trybie administracyjnym, zgodnie z ustawą z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisami wykonawczymi do tej ustawy, w szczególności poprzez:
• prowadzenie i ewidencjonowanie działań informacyjnych poprzedzających wszczęcie egzekucji, zgodnie z obowiązującym wzorem,
• wystawianie, edycję, ewidencjonowanie i rozliczanie upomnień,
• wystawianie, edycję, ewidencjonowanie i rozliczanie tytułów wykonawczych, z możliwością ich wycofania oraz skierowania do innego organu egzekucyjnego (generowanie tytułu dalszego i tytułu zmienionego),
• odnotowanie wystąpienia zbiegu egzekucji administracyjnej i sądowej w odniesieniu do danego tytułu wykonawczego.
2. System musi automatycznie przyporządkowywać do generowanego tytułu wykonawczego właściwą podstawę prawną (na podstawie daty powstania obowiązku zapłaty) oraz właściwy organ egzekucyjny (na podstawie danych adresowych zobowiązanego), a wewnętrzne słowniki organów egzekucyjnych i podstaw prawnych muszą być aktualizowane na bieżąco przez Wykonawcę.
3. System musi generować tytuły wykonawcze w formacie umożliwiającym ich elektroniczne przekazanie do właściwego organu egzekucyjnego za pośrednictwem systemu eTW, a także umożliwiać sporządzenie tytułu wykonawczego w formie papierowej.
4. System musi umożliwiać automatyczne kwalifikowanie spraw do kolejnych etapów postępowania egzekucyjnego, z uwzględnieniem obowiązujących terminów oraz wystawianie i wydruk dokumentów wymaganych do wysyłki upomnień (w tym książki nadawczej i zwrotnego potwierdzenia odbioru), z możliwością odnotowania daty doręczenia lub uznania przesyłki za doręczoną.
5. System musi wspierać wysyłkę upomnień za pośrednictwem systemu e-Doręczenia (PURDE/PUH) oraz wysyłkę zawiadomień za pośrednictwem usługi e-Polecony Poczty Polskiej (QERDS), o ile Zamawiający zdecyduje o korzystaniu z tych kanałów komunikacji.
6. System musi umożliwiać wykonywanie operacji zbiorczych w zakresie generowania dokumentów egzekucyjnych, ich wydruku, rejestrowania doręczeń, anulowania oraz umorzenia spraw, a także zapisywać pełną historię czynności egzekucyjnych prowadzonych w danej sprawie.
7. System musi prowadzić ewidencję tytułów wykonawczych przekazanych do organów egzekucyjnych oraz umożliwiać generowanie zestawień dotyczących etapów i skuteczności prowadzonej egzekucji administracyjnej.
8. Czynności formalnoprawne związane z prowadzeniem postępowania egzekucyjnego, w tym podpisywanie upomnień i tytułów wykonawczych oraz podejmowanie decyzji procesowych, należą wyłącznie do Zamawiającego. System wyłącznie wspiera ich przygotowanie i ewidencjonowanie.
VIII. Opis modułu do raportowania
1. System musi umożliwiać generowanie raportów i zestawień obejmujących co najmniej:
• pracę i aktywność kontrolerów, w tym liczbę przeprowadzonych kontroli oraz wystawionych zawiadomień,
• liczbę i status opłat dodatkowych z podziałem na poszczególne etapy postępowania (zawiadomienia, upomnienia, tytuły wykonawcze, sprawy cywilnoprawne),
• płatności oraz zaległości, z podziałem na metody płatności,
• skuteczność prowadzonej egzekucji administracyjnej i cywilnoprawnej,
• sprzedaż abonamentów oraz liczbę abonamentów aktywnych i wygasłych,
• liczbę i status reklamacji,
• dane wymagane do sprawozdawczości Zamawiającego.
2. System musi umożliwiać filtrowanie raportów według dowolnie wybranego przedziału czasowego (lata, miesiące, dni), strefy, ulicy, statusu sprawy, użytkownika oraz kontrolera, z możliwością jednoczesnego zastosowania co najmniej 5 parametrów filtrowania.
3. System musi umożliwiać wydruk raportów oraz ich eksport co najmniej do formatów DOCX, CSV, XLSX oraz PDF.
IX. Opis modułu do zarządzania użytkownikami
1. Dostęp do systemu musi być możliwy wyłącznie po uwierzytelnieniu użytkownika za pomocą indywidualnego loginu i hasła.
2. System musi obsługiwać logowanie dwuskładnikowe (z wykorzystaniem aplikacji z kodem tymczasowym, wiadomości SMS lub poczty elektronicznej) dla wszystkich kont upoważnionych pracowników Zamawiającego.
3. System musi umożliwiać zarządzanie rolami i uprawnieniami użytkowników, w tym ograniczenie dostępu poszczególnych użytkowników do danych osobowych zgromadzonych w systemie, niezależnie od etapu prowadzonego postępowania.
4. System musi prowadzić pełny rejestr logowań i wylogowań użytkowników oraz pełną historię czynności wykonywanych przez poszczególnych użytkowników w poszczególnych sprawach.
5. System musi automatycznie wymuszać okresową zmianę haseł zgodnie z ustawieniami Zamawiającego.
X. Integracje z systemami
1. System musi zapewniać integrację z następującymi systemami i usługami zewnętrznymi:
• systemem CEPiK lub innym wskazanym przez Zamawiającego rejestrem publicznym,
• integracja z obecnie działającym systemem egzekucji w jednostce Zamawiającego (F.P. Soft), import całej historii nieopłaconych spraw do nowego systemu. – Koszt importu i obsługi danych pozostaje po stronie Wykonawcy
• systemem e-Doręczenia (PURDE/PUH),
• systememami płatności elektronicznych zaakceptowanymi przez Zamawiającego, w tym weryfikacji II / III-etapowej wystawionych zawiadomień o opłacie dodatkowej
• systemem bankowym, w zakresie importu wyciągów bankowych,
• systemem parkomatów funkcjonujących w SPP,
2. Wszystkie integracje muszą być odpowiednio udokumentowane i zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem.
3. W przypadku czasowej niedostępności systemu zewnętrznego, system musi zapewniać mechanizm kolejkowania lub ponawiania transmisji danych, zabezpieczający przed utratą danych.
XI. Opis wymagań bezpieczeństwa
1. Wymiana danych pomiędzy systemami zewnętrznymi a systemem informatycznym dostarczonym przez Wykonawcę musi odbywać się z zachowaniem wysokiego poziomu zabezpieczeń, uniemożliwiającego ingerencję w te dane lub ich odczyt przez osoby nieupoważnione. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić w ofercie wykaz zastosowanych zabezpieczeń.
2. Połączenie z systemem musi być szyfrowane, z wykorzystaniem klucza o długości co najmniej 256 bitów.
3. System musi zapewniać:
• uwierzytelnianie i autoryzację dostępu użytkowników,
• pełną historię operacji wykonywanych w systemie,
• ochronę przed nieautoryzowanym dostępem,
• regularny backup danych oraz możliwość ich odtworzenia po awarii.
4. Zamawiający zastrzega sobie na etapie badania ofert prawo do przeprowadzenia audytu bezpieczeństwa systemu, w tym za pośrednictwem wyspecjalizowanych podmiotów zewnętrznych. Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie udostępnić audytorom niezbędne dane, dokumentację i zasoby.
5. Za bezpieczeństwo wszystkich danych zgromadzonych w systemie oraz ich transmisję odpowiada Wykonawca.
6. Infrastruktura wykorzystywana do przechowywania i przetwarzania danych musi być zlokalizowana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)
XII. Opis wymagań dotyczących ochrony danych osobowych
1. System musi być zgodny z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. W przypadku zmiany przepisów Wykonawca zobowiązany jest dostosować system na własny koszt.
2. Administratorem danych osobowych gromadzonych i przetwarzanych w systemie jest Zamawiający. Wykonawca przetwarza dane wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do realizacji niniejszego zamówienia, na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
3. Wykonawca nie może udostępniać danych przetwarzanych w systemie osobom trzecim, chyba że obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
4. System musi zapewniać możliwość ręcznej anonimizacji danych osobowych i adresowych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa lub na żądanie Zamawiającego.
5. Dane gromadzone w systemie w zakresie opłaty dodatkowej obejmują co najmniej: numer rejestracyjny skontrolowanego pojazdu, datę, godzinę i minutę kontroli, numer ewidencyjny opłaty dodatkowej, miejsce kontroli, powód powstania opłaty dodatkowej, identyfikator kontrolera, dokumentację fotograficzną, dane osobowe właściciela i współwłaścicieli pojazdu (imię, nazwisko lub nazwę podmiotu, adres, numer PESEL/NIP/REGON), kwotę należności oraz status sprawy.
6. Niedopuszczalne jest przetwarzanie danych osobowych chyba że jest to niezbędne do realizacji procesu kontroli zgodnie z zasadami określonymi przez Zamawiającego oraz przepisami o ochronie danych osobowych. Niedopuszczalne jest przechowywanie danych dotyczących kontrolowanego pojazdu w przypadku stwierdzenia ważnej opłaty lub uprawnienia do parkowania.
7. W przypadku wykrycia naruszenia ochrony danych osobowych lub incydentu bezpieczeństwa, Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym Zamawiającego i podjąć działania naprawcze.
XIII. Opis wymagań dotyczących dostępności i utrzymania systemu
1. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić na własny koszt utrzymanie, serwis oraz bieżącą obsługę techniczną systemu i udostępnionych urządzeń przez cały okres obowiązywania umowy, obejmującą w szczególności usuwanie awarii, naprawę błędów, aktualizację oprogramowania oraz instalowanie modyfikacji i poprawek zalecanych przez producentów wykorzystywanych systemów i komponentów.
2. Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić procedurę testową w siedzibie Zamawiającego przed podpisaniem umowy, podczas której zweryfikowane zostaną oczekiwane funkcjonalności systemu.
3. Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć, w terminie 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy, projekt procedury określającej zasady bieżącej obsługi serwisowej, naprawy bazy danych oraz pomocy udzielanej użytkownikom, wraz ze stosowanymi zabezpieczeniami. Procedura, po zaakceptowaniu przez Zamawiającego, stanowi integralny element umowy.
4. Upoważnieni pracownicy Zamawiającego muszą posiadać bezpośredni dostęp do wszystkich danych zgromadzonych w systemie w czasie rzeczywistym, przez cały okres obowiązywania umowy.
5. Wykonawca nie może wprowadzać żadnych modyfikacji w systemie bez wiedzy i pisemnej zgody Zamawiającego, z zastrzeżeniem zmian wynikających ze zmiany przepisów prawa, niezbędnych do zapewnienia zgodności systemu z obowiązującymi przepisami.
6. W przypadku zmiany przepisów prawa wpływających na funkcjonowanie SPP, Wykonawca na własny koszt dostosuje system do nowych wymagań prawnych, w zakresie i terminie ustalonym w drodze konsultacji z Zamawiającym, zakończonych protokołem.
7. Wszystkie koszty związane z licencją na oprogramowanie, jego obsługą serwisową, utrzymaniem infrastruktury oraz transmisją danych ponosi Wykonawca.
8. Po zakończeniu obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany jest, w terminie 90 dni od dnia zakończenia świadczenia usługi, przekazać Zamawiającemu kompletny zbiór danych zgromadzonych w systemie, w tym danych dotyczących spraw będących w toku postępowania egzekucyjnego, w formacie plików źródłowych (dane tekstowe w formacie CSV, dokumentacja fotograficzna w strukturze plików i folderów powiązanej z identyfikatorami spraw). Po potwierdzeniu odbioru danych przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest w terminie 14 dni przedstawić protokół potwierdzający trwałe usunięcie lub anonimizację posiadanych kopii danych.
9. Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić szkolenia dla pracowników Zamawiającego w zakresie obsługi wszystkich modułów systemu, w tym aplikacji kontrolerskiej, modułu egzekucji administracyjnej i cywilnoprawnej, modułu abonamentów, modułu reklamacji oraz modułu raportowego, a także zasad bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. Szkolenia wstępne muszą zostać przeprowadzone przed uruchomieniem produkcyjnym systemu, a szkolenia okresowe w przypadku istotnych zmian sposobu obsługi systemu.
10. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu pełną i aktualną dokumentację systemu w języku polskim, obejmującą co najmniej dokumentację użytkownika, opis procedur tworzenia kopii zapasowych i odtwarzania danych oraz instrukcje obsługi poszczególnych modułów systemu.
Rozdział II. Miejsce i termin realizacji zamówienia.
Miejsce lokalizacji SPP: miasto Sochaczew.
Miejsce lokalizacji biura obsługi: Zakład Komunikacji Miejskiej, 96-500 Sochaczew, ul. Al. 600-lecia 90.
Termin realizacji zamówienia:
a) Wdrożenie – wrzesień 2026r
b) Rozpoczęcie - 14 dni od podpisania umowy (październik 2026r), zakończenie 31.12.2029r (39 m-cy).
Rozdział III. Informacja dotycząca składania ofert.
1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych,
2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych,
3. Zamawiający nie przewiduje zebrania oferentów,
4. Złożenie jednej ważnej oferty upoważnia Zamawiającego do dokonania wyboru Wykonawcy,
5. Zamawiający zastrzega, że może nie wybrać żadnej oferty, zamknąć postępowanie bez podania przyczyn,
6. Zamawiający zastrzega, że treść ogłoszenia oraz warunki określone w zaproszeniu do składania ofert mogą zostać zmienione, o czym zostanie przekazana informacja na stronie internetowej Zamawiającego,
7. Dodatkowych informacji udziela Tomasz Ufa pod numerem telefonu 46-862-99-27 w 107 oraz adres email: sekretariat@zkm.sochaczew.pl
8. Oferta złożona w toku przedmiotowego postępowania przestaje wiązać, gdy została wybrana inna oferta albo gdy postępowanie zostało zamknięte bez wybrania którejkolwiek z ofert.
Rozdział IV. W przetargu mogą brać udział wykonawcy, którzy:
1. są uprawnieni do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymaganiami ustawowymi i obowiązującymi przepisami,
2. zapewnią wykonanie dostawy zgodnie z parametrami i w terminach określonymi w przetargu ofertowym,
3. posiadają uprawnienia niezbędne do realizacji usługi,
4. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny, a także pracowników zdolnych do wykonania usługi,
5. znajdują się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie usługi w aspekcie określonych w zapytaniu ofertowym warunków płatności za przedmiot zamówienia,
6. nie zachodzą wobec nich przesłanki wykluczenia na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2022 paz. 835).
Rozdział V. Oferty oceniane będą na podstawie następujących kryteriów :
Najniższa cena w całym okresie trwania umowy – 100%
Cena na podstawie formularza ofertowego obliczana będzie w ten sposób, że do wynagrodzenia brutto za wdrożenie systemu dolicza się sumę comiesięcznych wynagrodzeń ryczałtowych za 39 miesięcy planowanej realizacji umowy. Wysokość comiesięcznego wynagrodzenia służąca do obliczenia łącznej ceny oferty dla celów porównania ofert podaje się w wartości pierwotnej nie obejmującej późniejszej waloryzacji.
Rozdział VI. Miejsce i termin składania ofert
1. Oferty należy składać na jeden z następujących sposobów :
- przesłać pocztą na adres Zakład Komunikacji Miejskiej
96-500 Sochaczew
ul. Al. 600-lecia 90
- złożyć osobiście w sekretariacie siedziby firmy,
- wysłać e-mailem pod adresem: sekretariat@zkm.sochaczew.pl
2. Termin składania ofert upływa w dniu 1 września 2026 roku o godzinie 12.00.
Za datę złożenia oferty uważa się datę wpływu lub złożenia w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
Rozdział VII. Miejsce oraz termin otwarcia ofert
1. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w Sochaczewie Al. 600-lecia 90 w dniu 1 września 2026 roku o godzinie 12.30
2. Zamawiający niezwłocznie po dokonaniu wyboru zamieści na stronie www.zkm.sochaczew.pl informację o wyniku przetargu albo o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru.
Rozdział VIII. Opis sposobu przygotowania oferty
Oferta powinna być złożona zg. Z załącznikiem nr 2:
- opatrzona pieczątką firmową,
- posiadać datę sporządzenia,
- zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,
- wartość netto i brutto przedmiotu zamówienia
- podpisana czytelnie przez wykonawcę.
Rozdział IX. Sposób rozliczenia i warunki płatności.
Zapłaty będą następować przelewem z dołu w ciągu 21 dni po otrzymaniu każdej faktury VAT w tym faktura za wdrożenie systemu i faktury za comiesięczne okresy rozliczeniowe. W ofercie wykonawca poda wynagrodzenie netto i brutto za czynności wdrożenia systemu oraz miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe netto i brutto za realizację umowy w stałej wysokości miesięcznej w całym okresie trwania umowy.
Rozdział X. Załączniki.
Załącznik nr 1 – Klauzula informacyjna RODO Załącznik_nr_1_do_przetargu_ofertowego_na_system_informatyczny_do_obsługi_SPP
Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy Zalacznik_nr_2_do_przetargu_ofertowego_na_system_informatyczny_do_obsługi_SPP
Załącznik nr 3 – Projekt umowy Załącznik_nr_3_-_do_przetargu_ofertowego_na_system_informatyczny_do_obsługi_SPP
Załącznik nr 4 – Projekt umowy powierzenia danych Załącznik_nr_4_-_do_przetargu_ofertowego_na_system_informatyczny_do_obsługi_SPP
Przetarg_ofertowy_na_system_informatyczny_do_obsługi_SPP
Dyrektor ZKM Sochaczew
Beata Furman